Acquisti e rimborsi, le Pmi cercano semplificazione

Perdita di tempo e di denaro. La gestione dei pagamenti nelle piccole e medie imprese può rivelarsi più complicato del previsto. Uno studio condotto da Istituto Piepoli per Soldo rivela che l’iter di controllo mensile delle spese dei dipendenti coinvolge il 62% delle aziende e può portar via fino a otto ore. Lo studio, condotto su un campione di 300 responsabili finanziari in Pmi italiane e 100 dipendenti, ha messo in evidenza le lacune del processo di gestione di acquisti e rimborsi, che possono essere ottimizzati e semplificati grazie a tecnologie già disponibili nel mercato. Il problema è sul tavolo dei cfo italiani, tanto che secondo la ricerca il 43% degli intervistati vede tra le sfide del 2018 il controllo di chi accede ai soldi aziendali (dipendenti, dipartimenti o consulenti esterni) mentre il 40% vorrebbe monitorarne l'impiego in tempo reale. Detto altrimenti, si chiede di automatizzare i processi, per renderli trasparenti ed evitare possibili problematiche a livello fiscale.

L’anticipo di cassa è una vera rarità che riguarda solo il 5% delle imprese. Al contrario, una impresa su quattro ha una posizione radicalmente contraria agli anticipi di cassa e chiede ai collaboratori di anticipare denaro, qualunque siano le condizioni o l'importo delle spese. Questo costringe i dipendenti a pagare di tasca propria carburante, pasti, trasporti e altre spese di trasferta, per poi chiedere il rimborso. Il processo di spesa e rimborso è spesso improvvisato. Secondo la ricerca, il 64% dei responsabili amministrativi intervistati ha dichiarato che nella propria azienda mancano regole e processi abituali per gli anticipi di spesa ai dipendenti. Si espongono così i lavoratori anche a possibili errori legati alle successive operazioni di reportistica, che comportano sprechi di tempo e denaro che gravano soprattutto sulle aziende di dimensioni più piccole. Il processo si complica con le trasferte in paesi fuori dall’area euro. Inoltre, i contanti in valuta estera forniti ai dipendenti per affrontare le trasferte espongono le aziende al rischio che il denaro inutilizzato non ritorni completamente. Il 24% degli intervistati ha riportato uno spreco compreso tra il 10 e il 15% sul totale dei soldi anticipati. È necessario quindi introdurre sistemi semplificati che consentano il rapido recupero di denaro inutilizzato attraverso la riconversione delle valute estere. 

Gli imprenditori devono comunque prestare attenzione alle spese non autorizzate o eccessive. Il sondaggio Piepoli rivela che quasi un dipendente su cinque (il 17%) spende denaro dell'azienda quando non dovrebbe. Occorrono quindi strumenti che riescano a controllare le spese dei dipendenti in tempo reale. La soluzione per semplificare e rendere più efficiente il processo è ormai alla portata di tutte le aziende. Secondo la ricerca, per il 54% dei cfo intervistati la carta prepagata e controllata in tempo reale è considerata uno strumento per spendere i soldi aziendali più responsabilmente. Il 22% crede che possa aumentare la fiducia nell’azienda e nei suoi processi. Le carte prepagare piacciono anche ai dipendenti, che dedicano in media più di 3 ore al mese per le richieste di rimborsi, con un 15% che impiega tra le 4 e le 6 ore. Per la maggioranza dei lavoratori intervistati, la carta può ridurre gli sprechi e il tempo, migliorare la propria produttività, ridurre una fonte di stress e far affrontare più volentieri le trasferte.